Od travnja 2022. godine, u Republici Hrvatskoj je na snazi Zakon o zaštiti prijavitelja nepravilnosti (tzv. Zakon o zviždačima) koji nameće obvezu boljih i sigurnijih mehanizama unutarnjeg prijavljivanja.
Evo koje primarne korake organizacije i tvtke, obveznici Zakona o zaštiti prijavitelja nepravilnosti, trebaju poduzeti kako bi uspješno odgovorile na zahtjeve i obvezu usklađivanja sa novim propisom te unutarnji sustav prijavljivanja učinili etičnim i učinkovitim.

1. OMOGUĆITI SIGURNO I DOSTUPNO UNUTARNJE PRIJAVLJIVANJE

Središnji dio Zakona je obveza uspostave učinkovitih, sigurnih i dostupnih kanala prijavljivanja, bilo putem pisma, e-pošte ili specijaliziranog online sustava za prijavljivanje (npr. Integrity Line) ili usmeno (putem dežurne telefonske linije, glasovnog sustava za razmjenu poruka ili osobno). Svaka organizacija sama odlučuje želi li prihvatiti anonimne prijave, a osobe koje su anonimno prijavile informacije o nepravilnostima, a čiji je identitet naknadno utvrđen te trpe osvetu, imaju pravo na zakonsku zaštitu neovisno o tome što su prijavu podnijele anonimno. Direktori, menadžeri i voditelji trebaju se educirati kako razgovarati i ophoditi se sa prijaviteljima (ne zaboravite da se prijavitelji najčešće prvo obraćaju nadređenima, a tek onda prijavljuju putem službenih kanala), a povjerljive osobe i njihovi zamjenici trebaju se dodatno educirati i obučiti za daljnje postupanje po zaprimljenim prijavama.

2. OBAVIJESTITI ZAPOSLENIKE I RADNO OKRUŽENJE O NAČINIMA PRIJAVLJIVANJA

Zakon, definira tri osnovna načina prijavljivanja nepravilnosti i njihovu hijerarhiju te zabranjuje sprječavanje ili pokušaj sprječavanja prijavljivanja nepravilnosti. U prvom redu prijavitelji bi trebali biti potaknuti i usmjereni na korištenje unutarnjeg prijavljivanja, pri čemu organizacija mora osigurati apsolutnu zaštitu identiteta prijavitelja i podataka iz prijave. U tom smislu, organizacije, svojom redovnom komunikacijom (internom i eksternom), trebaju poduprijeti podnošenje unutarnjih prijava te radnom okruženju prenijeti jasnu, lako dostpunu i nedvosmislenu informaciju o mogućim načinima unutarnjeg prijavljivanja (npr. putem online sustava za prijavljivanje) kako prijavitelji ne bi apstinirali, već podnosili vjerodostojne i opravdane prijave nepravilnosti. Nakon zaprimljene prijave, organizacija mora potvrditi primitak prijave u roku od sedam dana te bez odgode poduzeti radnje iz svoje nadležnosti potrebne za zaštitu prijavitelja, kao i radnje radi ispitivanja nepravilnosti.

3. RAZLUČITI TKO SU OSOBE KOJE SE ZAKONOM ŠTITI

Zakon o zaštiti prijavitelja nepravilnosti štiti svaku osobu koja radi u javnom ili privatnom sektoru, a koja bi mogla biti u situaciji svjedočiti nepravilnosti te istu prijaviti. Zakon stoga prvenstveno štiti prijavitelja tj. zaposlenike u organizacijama i tvrtkama, osobe u procesu zapošljavanja, samozaposlene osobe, dioničare, članove upravnog, upravljačkog ili nadzornog tijela trgovačkog društva, volontere, plaćene ili neplaćene vježbenike, osobe koje rade pod nadzorom i u skladu s uputama ugovaratelja, podugovaratelja i dobavljača te sve osobe koje na bilo koji način sudjeluju u djelatnostima pravne ili fizičke osobe. Zaštitu također uživaju povezane osobe prijavitelja, pomagači prijavitelja, srodnici, kolege i sve druge osobe povezane s prijaviteljem koje bi mogle pretrpjeti osvetu u radnom okruženju, pravni subjekti u vlasništvu prijavitelja nepravilnosti, za koje prijavitelji nepravilnosti rade ili s kojima su prijavitelji na drugi način povezani u radnom okruženju (npr. u ulozi dobavljača). Zakon štiti povjerljivu osobu i njenog zamjenika, ali i identitet prijavljene osobe.

4. DEFINIRATI OBUHVAT I PODRUČJA PRIMJENE ZAKONA

Zakonom se prvenstveno propisuje zaštita prijavitelja u području javne nabave, financijskih usluga, proizvoda i tržišta, sprječavanja pranja novca i financiranja terorizma, sigurnosti i sukladnosti proizvoda, sigurnosti prometa, zaštite okoliša, zaštite od zračenja i nuklearne sigurnosti, sigurnosti hrane i hrane za životinje, zdravlja i dobrobiti životinja, javnog zdravlja, zaštite potrošača, zaštite privatnosti i osobnih podataka te sigurnosti mrežnih i informacijskih sustava. Zakon se također primjenjuje na kršenja koja se odnose na pravila Unije o tržišnom natjecanju, kršenja koja štete financijskim interesima EU-a i na kršenja pravila ili dogovora o porezu na dobit.
Kako bi se osiguralo da područje primjene Zakona ostane ažurno, Europska Komisija konstantno razmatra proširenje Direktive u područjima u kojima je zaštita zviždača relevantna, a organizacije i tvrtke potiču se da samostalno prošire opseg i obuhvat prijava svojim općim aktom (npr. pravilnikom), na područja koja smatraju važnim i koja žele regulirati internim politikama.

5. PROVESTI POTREBNE MJERE PODRŠKE I ZAŠTITE PRIJAVITELJA

Sukladno Zakonu, poslodavac se ne smije osvećivati, pokušavati osvećivati ili prijetiti osvetom prijavitelju nepravilnosti, povezanim osobama te povjerljivoj osobi i njezinu zamjeniku zbog prijavljivanja nepravilnosti odnosno javnog razotkrivanja. U tom smislu, organizacija treba općim aktom (npr. Pravilnikom o postupku unutarnjeg prijavljivanja nepravilnosti) definirati ili pokrenuti usvajanje politike preventivne zaštite bilo kojeg oblika osvete poput privremenog udaljavanja, otkaza, razrješenja, degradiranja ili uskraćivanja mogućnosti za napredovanje, promjene mjesta rada, smanjenja plaće, promjene radnog vremena, uskraćivanja mogućnosti za osposobljavanje, itd. Takvim mjerama treba se spriječiti i otkrivanje identiteta prijavitelja, a podaci na osnovi kojih se može otkriti njegov identitet te drugi podaci koji su navedeni u prijavi moraju biti dostupni isključivo osobama koje su zadužene za primanje takvih prijava i njihovu daljnju obradu. U slučajevima koji se odnose na pretrpljenu štetu od strane prijavitelja, Zakon pretpostavlja da je šteta nastala iz osvete zbog prijave pa teret dokazivanja ostaje na strani poslodavca. Ukoliko se šteta već dogodila, organizacija treba poduzeti nužne mjere radi zaustavljanja osvete i otklanjanja njezinih posljedica.

6. USVOJITI PROCESE RADI DAVANJA POVRATNIH INFORMACIJA

U roku od tjedan dana od zaprimljene prijave, organizacija tj. povjerljiva osoba mora prijavitelju potvrditi primitak prijave. Preporuka je pokazati empatiju prema prijavitelju i taj rok maksimalno smanjiti ili prijavitelja obavijestiti odmah, bez odgode, jer prijavitelj očekuje da mu se primitak prijave potvrdi što prije. Nakon toga, u roku od 30 dana (90 dana u iznimnim slučajevima), kao posljedicu postupanja po prijavi, povjerljiva osoba mora dostaviti prijavitelju povratnu informaciju o poduzetim radnjama i dovršetku procesa unutarnje istrage. Ukoliko je potrebno, a ovisno o karakteru i težini prijavljene nepravilnosti te reakcije radnog okruženja, preporuka je komunikaciju učiniti češćom tj. ostati u kontaktu sa prijaviteljem i nakon potvrde o primitku prijave češće ga obavještavati o razvoju situacije ili s njim razmjenjivati potrebne informacije. U tu svrhu, korištenje online sustava za prijavljivanje osigurava najvišu razinu sigurnosti i povjerljivosti komunikacije. Organizacije bi općim aktom (npr. Pravilnikom o postupku unutarnjeg prijavljivanja nepravilnosti) trebale propisati i standardizirati spomenute rokove i postupke te ih javno učiniti dostupnim tako da potencijalni prijavitelji znaju kako izgleda i koliko traje postupanje po prijavi, u kojim rokovima će biti obavješteni o postupanjima, tko provodi postupanja, itd. Također, istim se Pravilnikom treba definirati politika i prekršajne odredbe za one koji pokreću zlonamjerne postupke protiv prijavitelja nepravilnosti, povezanih osoba te povjerljivih osoba i njezinih zamjenik.